Conforme a lo establecido en el Texto Articulado del Presupuesto de la Universidad de Córdoba para el ejercicio 2021 "El proveedor se verá obligado a facturar electrónicamente (salvo causa justificada autorizada por la Gerencia)" y depositarlas en el Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas del Estado, de la Comunidad Autónoma o de la Entidad Local que actúa como registro administrativo de las mismas.
1. Datos a facilitar a los proveedores
Para que un proveedor pueda emitir una factura electrónica a la Universidad de Córdoba necesita saber:
- En que punto general de entrada de facturas electrónicas tiene que depositarla
- Los códigos identificativos que utiliza la Universidad de Córdoba
En este sentido la situación actual es:
- La Universidad de Córdoba está adherida a FACe, que es el punto general de entradas de facturas del Estado, por lo tanto, es en este registro electrónico/administrativo donde nuestros proveedores deben depositar las facturas que dirijan a la Universidad de Córdoba
- Los códigos de identificación se conocen como DIR3.
- El código de la orgánica de gasto proporcionado en cada pedido por la Universidad en el órgano proponente.
- EXPEDIENTE DE REFERENCIA “FILEREFERENCE” tienen que informarlo en el nodo de la factura electrónica.
- Descripción el número de ID de UCOMPRAS o el número de expediente de contratación.
2. Facturación Europea.
3. Tramitación interna de una factura electrónica
Automáticamente en función de la Unidad Tramitadora indicada en la solicitud de “U-Compras”, UNIVERSITAS XXI – ECONÓMICO generaría un Justificante del Gasto el cual quedaría a su vez asociado al Expediente generado en dicha solicitud de compras, ya que este habría sido informado al proveedor en la misma.
El responsable de la unidad orgánica del gasto o persona que el designe realizará una solicitud de compras en el aplicativo “U-Compras” de la misma manera a como la realizará hasta ahora. (El proveedor deberá emitir la factura a la mayor brevedad posible, y siempre en el plazo de 15 días). Esto tendría las siguientes implicaciones:
Se generaría automáticamente un Expediente en UNIVERSITAS XXI – ECONÓMICO, reservándose el crédito correspondiente al gasto estimado en U-Compras.
El gestor de la unidad tramitadora enviará al responsable de la unidad orgánica la factura para:
- Si todo es correcto, una vez firmado el OK a la conformidad, el sistema automáticamente dará como conformada la factura registrando automáticamente la fecha de conformidad.
- Si NO es correcto, una vez rellena la fecha de rechazo con la fecha en que se produce el mismo., el sistema automáticamente dará como rechazada la factura registrando automáticamente la fecha de rechazo.
Así mismo, incluirá todos los documentos necesarios para la correcta tramitación de la factura.
Todo ello en un plazo no superior a 5 días.
Una vez conformado el justificante del gasto, la Sección de Contabilidad lo recuperará con el fin de realizar los ajustes y completar la información necesaria para proseguir con su tramitación (descuentos, datos fiscales, etc.) y procederá a contabilizarlo y enviarlo al pago por la Sección Tesorería.
4. Sobre el registro administrativo de facturas en papel cuyo importe sea igual o inferior a 100 €
Recordar que esta norma sólo afecta a la deuda comercial, por lo tanto, sólo son las facturas emitidas por proveedores las que deben registrarse administrativamente, quedando exceptuadas otro tipo de obligaciones de pago como son las dietas, pagos a terceros, pagos a becarios, etc.
Como se ha establecido la excepcionalidad de este procedimiento, hasta nueva instrucción de la Gerencia se estará para su tramitación a lo establecido en la Instrucción 1/2020 y 3/2020 de la Gerencia de la Universidad de Córdoba al objeto de no perturbar en exceso el funcionamiento ordinario.