Preguntas frecuentes sobre ANTICIPO DE CAJA FIJA
1. ¿Cuáles son las cuentas que sí van a funcionar como anteriormente?
Solo se efectuarán las aperturas/ingresos iniciales de 2.400 € o 1.200 € a las unidades de gasto de "Centros, Departamentos y Servicios Universitarios" (grupos 1, 2 y algunas del grupo 6 con dotación presupuestaria) que hayan justificado el pendiente de los años anteriores.
2. ¿Se va a disponer de saldo en las cuentas de Cajasur, o habrá que remitir el impreso "Solicitud de fondos C/C SIEC (UG Grupos 3, 4, 5 y 6)" (SGFP-014-1) cada vez que se necesite hacer un pago?.
Las unidades de gasto que tienen actualmente abierta cuenta SIEC y que se corresponden con proyectos de investigación, subvenciones, artículo 83, grupos de investigación, másteres y otras (las que el primer código de la Unidad de Gasto sea del 3 al 6).
PARA DISPONER DE FONDOS POR LAS CUENTAS CORRIENTES SIEC DEBEN:
A) Haber justificado el pendiente de años anteriores.
B) Solicitarlo, cumplimentando el impreso "Solicitud de fondos C/C SIEC" que puede descargar en https://www.uco.es/gestion/gestioneconomica/impresos< en el cual relacionarán los gastos previstos, de los especificados en apartado 3 de la instrucción, por conceptos e importes. Dicha solicitud deberá ser justificada en el plazo máximo de 3 meses, debiendo importar lo mismo, para lo cual se tendrá en cuenta que si:
- El sumatorio de las facturas/justificantes importa menos que lo solicitado se hará constar en el impreso de remisión “retirar de la cuenta corriente la diferencia no justificada”(sobrante).
- El sumatorio de las facturas/justificantes excede a la cantidad ingresada y se quiere recuperar la diferencia, se hará constar en el impreso: “solicito la reposición del exceso justificado”. En tal caso, se efectuará una transferencia/reposición por la cuantía excedida.
De ello se deduce que puede hacer una previsión de gastos "bimestral o trimestral (como máximo)" para no estar solicitando fondos continuamente.
No obstante, si no se ha cumplido el plazo de 3 meses y surge una nueva necesidad, se atenderá la nueva petición.
3- ¿Hay límite de importe para la petición?
No hay límite de cuantía, hay límite en el uso de los fondos, ya que:
El destino que se dará a la cantidad solicitada será necesariamente para:
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Dietas
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Inscripciones a cursos, conferencias o congresos.
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Facturas menores, de carácter repetitivo y periódico, necesarios para la gestión ordinaria de la unidad de gasto.
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Pagos a personal ajeno por conferencias, cursos o similares. (%IRPF 19% desde 1-1-2015)
4- ¿Este nuevo impreso de solicitud de fondos sustituye al anterior de petición extraordinaria para importes mayores de 600 euros?
No. El impreso de "peticiones extraordinarias" sigue vigente para Centros, Departamentos y algunas unidades de gasto estructurales (grupos 1,2 y algunas servicios universitarios), o sea, para aquellas que van a seguir funcionando como anteriormente.
5- En el impreso de solicitud, en el apartado "Fecha de realización", ¿se puede poner, por ejemplo, "Meses de Febrero y Marzo" o hay que poner fechas concretas?
No hace falta poner fechas exactas.
6- ¿Se puede solicitar anticipo sobre facturas ya pagadas o sobre dietas ya finalizadas?
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EN FACTURAS MENORES:
Si la factura hubiera sido pagada por el responsable de la unidad de gasto o alguna persona relacionada con la misma, deberá remitir:
- La factura expedida a nombre de la Universidad de Córdoba con CIF Q1418001B que debe reunir los requisitos generales de los justificantes.
- El justificante de pago al proveedor (extracto VISA, justificante transferencia bancaria o caso de pago en efectivo, sello de pagado del proveedor).
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La copia del cheque a nombre del pagador (donde se reintegra del pago adelantado).
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EN DIETAS:
Sí.
En todo momento se debe guardar la trazabilidad del pago, es decir, se pueda demostrar documentalmente la relación entre el pago realizado por el responsable de la Unidad de Gasto y la factura, que siempre debe estar a nombre de la Universidad de Córdoba e indicando el CIF (Q1418001B).
7- En caso de una factura pagada por el responsable de la unidad de gasto, ¿para justificarla vale la factura con el sello de "pagado" o hace falta además algún documento?
Si la factura hubiera sido pagada por el responsable de la unidad de gasto o alguna persona relacionada con la misma, deberá remitirla junto al justificante de pago (extracto VISA, justificante transferencia bancaria o caso de pago en efectivo, sello de pagado del proveedor) así como una memoria explicativa donde se haga constar la solicitud de reintegro/endoso a su favor y el número de c/c en el que efectuar el ingreso, especificando en el impreso de remisión “factura pagada, endosar/ reintegrar urgente al pagador".
En todo momento se debe guardar la trazabilidad del pago, es decir, se pueda demostrar documentalmente la relación entre el pago realizado por el responsable de la Unidad de Gasto y la factura, que siempre debe estar a nombre de la Universidad de Córdoba e indicando el CIF (Q1418001B).
Si en la factura falta algún dato, como el concepto, porque haga referencia a otro documento, deberá aportarse también éste.
8- La solicitud de fondos a la que se hace referencia en el segundo punto de ”Instrucciones” se sigue enviando a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o a este nuevo correo Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Al correo de Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., el correo de Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. es provisional para aclarar las dudas que se planteen.
9- En referencia a la instrucción Tercera, punto cuarto, ¿que se entiende por "facturas menores, de carácter repetitivo y periódico, necesarias para la gestión ordinaria de la Unidad de Gasto"?
Se trata de aquellos gastos menores que son normales en la unidad de gasto. No obstante, siempre se debe de tratar de facturas de importes no excesivos (menores de 600 euros) aunque no sea un proveedor habitual en la unidad de gasto.
10- ¿En qué consistirá el procedimiento de atención directa que se indica en la instrucción quinta?
Se trata de dar una respuesta rápida en contabilización y pago a aquellas facturas que no se puedan tramitar por el sistema de caja fija y que de acuerdo a sus características o motivación requieran que su pago se agilice. Tales como:
- Si la factura hubiera sido pagada por el responsable de la unidad de gasto o alguna persona relacionada con la misma, deberá remitirla junto al justificante de pago (extracto VISA, justificante transferencia bancaria o caso de pago en efectivo, sello de pagado del proveedor) así como una memoria explicativa donde se haga constar la solicitud de reintegro/endoso a su favor y el número de c/c en el que efectuar el ingreso, especificando en el impreso de remisión “factura pagada, endosar/reintegrar con urgencia al pagador".
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“Solicitud de Cheque/transferencia bancaria a favor del proveedor/tercero” en el que se efectuará a la mayor brevedad el pago a los proveedores/terceros por parte del Servicio de Gestión Financiera, pero la justificación se aporta posteriormente. (Documento contable ADOPJ):
a) Cheque a nombre del proveedor: Cuando el proveedor exija el pago previo al suministro y se razone la oportunidad de la compra. En tal caso, el responsable de la Unidad de Gasto podrá solicitar, mediante escrito dirigido al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria, la expedición de un “Cheque a nombre del proveedor”, razonando la oportunidad de este procedimiento y adjuntando un presupuesto/factura proforma.
El cheque se entregará al responsable de la Unidad de gasto, que una vez lo entregue al proveedor, deberá remitir la factura con indicación expresa de haber efectuado el pago mediante el procedimiento de “Solicitud de Cheque a favor del proveedor” (Documento contable ADOPJ).
b) Transferencia bancaria al proveedor: En las inscripciones a congresos el responsable de la Unidad de Gasto podrá solicitar, mediante escrito dirigido al Servicio de Gestión Financiera y Presupuestaria, la expedición de una “transferencia bancaria a nombre del congreso” adjuntando el modelo para su pago, el cual será efectuado desde dicho Servicio a la mayor brevedad posible.
Una vez efectuada la asistencia al congreso se presentará la justificación, mediante remisión de la factura donde conste el CIF del organismo y el certificado de asistencia indicando expresamente que el pago fue efectuado mediante el procedimiento de “Solicitud de Transferencia bancaria al proveedor” (Documento contable ADOPJ).
También es intención de atender por este procedimiento de atención directa el pago de dietas, pago a terceros ajenos a la Universidad o facturas que se justifique debidamente la necesidad de su pago urgente.