Procedimientos
Apertura de Unidades de Gasto
Este procedimiento se está adaptando a las modificaciones del Texto Articulado del Presupuesto y Circulares de la Gerencia.
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Procedimiento de los contratos menores, contratos derivados de acuerdos marco y otros contratos centralizados formalizados por la Universidad de Córdoba
- Acceso a UCOMPRAS
A) LÍMITES Y PROCEDIMIENTO DEL CONTRATO MENOR:
A.1 Contratos menores de valor estimado HASTA 100 € IVA excluido
Por acuerdo de Consejo de Gobierno de 13 de mayo de 2019 se aprueba la exclusión de la obligación de solicitud tres presupuestos en aquellos gastos que no excedan de 400 € IVA incluido, siendo opcional, aunque recomendable (1), la gestión del pedido a través de la aplicación UCOmpras, antes o después de la fecha de la factura. . A partir de 01-01-2021 el límite para no ser obligatorio concurrir a la licitación pública o los 3 presupuestos se fija en 3.000 € (IVA excluido) siendo obligatorio efectuar en UCOMpras el contrato menor o el derivado de Acuerdo Marco o Contrato Centralizado desde la cuantía de 100 € IVA excluido (1)
(1) Se recomienda efectuarlo también en los gastos hasta 100€ por los siguientes motivos:
- Mejorará la gestión de su unidad de gasto; podrá obtener listados contables en formato Excel.
- No se decretan las facturas; se vuelca automáticamente la Reserva de Crédito.
- control del disponible (sin que se devuelvan facturas por dicho motivo).
- Control del cumplimiento de los principios de la contratación menor y centralizada.
A.2 Contratos menores de valor estimado SUPERIOR A 2.999,99 € IVA excluido
A.2.1 Límites:
Suministros y servicios
Programa 541A y ART. 64: Unidades de Gasto de Investigación:
Si la estimación del gasto, IVA excluido, se encuentra entre 15.000,00 € hasta 50.000 €:
Se tramitarán a través de UCOMPRAS, realizando la reserva de crédito con cargo a la partida presupuestaria correspondiente, y describirán de forma detallada el objeto del contrato para su supervisión por el Servicio de Contratación y Patrimonio o Control Interno, los cuales, para la correcta tramitación del expediente, podrá recomendar otro procedimiento.
Si la estimación del gasto, IVA excluido, se encuentra entre 3.000,00 € hasta 14.999,99 €:
Se tramitará a través de UCOMPRAS la solicitud con cargo a la partida presupuestaria correspondiente de acuerdo al procedimiento de licitación descrito posteriormente (A.2.2).
Programas de gasto distintos del 541A y ART.64 Resto Unidades de Gasto
Si la estimación del gasto, IVA excluido, se encuentra entre 3.000,00 € hasta 14.999,99 € se tramitará la solicitud a través de UCOMPRAS con cargo a la partida presupuestaria correspondiente de acuerdo al procedimiento de licitación descrito posteriormente (A.2.2).
Obras
De forma similar al apartado anterior, pero con el límite de 39.999,99 € (en lugar de 14.999,99 €).
Dichos límites operan por unidad de gasto y por objeto del contrato ya que si cada una de las prestaciones cumplen una función económica o técnica por si solas. Por ello hay que justificar que no ha sido alterado el objeto del contrato para evitar aplicar las reglas contractuales, es decir que no ha habido fraccionamiento del objeto del contrato.
En aquellos casos en que haya que iniciar una compra por contrato menor en un país extranjero NO Comunitario, dado que UCOmpras solo permite importes en euros, se debe realizar la estimación calculando el importe en euros, según el cambio actual, incrementado en un 20%, a modo de porcentaje de reserva para prever la oscilación del cambio (el contravalor exacto de las monedas lo facilita el banco al efectuar el pago).
En las compras Intracomunitarias, de añadirá el importe del IVA a liquidar en la Hacienda Española (enlace con procedimiento de Facturas Intracomunitarias en el procedimiento de “Facturas Recibidas de fuera del territorio nacional”).
A.2.2 Procedimiento:
Se efectuará la solicitud del expediente del CM en la aplicación UCOmpras seleccionando:
- Tipo de contrato,
- Objeto del contrato, es aconsejable la descarga de la “Tabla de Códigos CPV” https://www.uco.es/gestion/contratacion/contratos/codigos-cpv ya que además de aclarar si esa compra/servicio está vinculada a algún Acuerdo Marco o Contrato Centralizado también permite búsquedas de todo tipo.
- Aplicación Presupuestaria, a través del código de la unidad de gasto se cumplimentará automáticamente al responsable de la misma.
- Declaración de que se cumplen los requisitos del contrato menor (duración menor al año, no admite prórrogas, etc)
- y se solicitarán los datos necesarios para la recepción de presupuestos, que posteriormente serán publicados en el “Tablón de Licitaciones de contratos menores”:
Importe máximo de licitación (IVA incluido).
Descripción detallada del objeto del contrato. Que será publicado tal y como se incluya:
En suministros, se cumplimentará un formulario con los datos mínimos:
• nº unidades;
• lugar y plazo de entrega;
• necesidad de instalación: SI/NO;
• características del producto, donde saldrá un aviso: “no incluir referencias ni modelos específicos y caso de preferencia por alguna marca, añadir “o similar”.
En servicios u obras, detallar suficientemente (próximamente se ampliarán los datos obligatorios).
Plazo de licitación, entre un mínimo de 48 horas y máximo de 120 horas.
Al “ENVIAR” se efectuará la “Retención de crédito” en la aplicación económica seleccionada y se publicará en el “Tablón de Licitaciones de Contratos Menores en fase de presentación de ofertas”. Solo será posible anular una oferta licitada cuando se hubiera producido un error material en la misma, detallando el motivo.
2º) Expirado el plazo de licitación, los presupuestos recibidos se incorporarán al expediente del Contrato Menor en UCOmpras, debiendo:
- Justificar motivadamente conforme al contenido que figure expresamente en el propio presupuesto, la selección de la oferta con mejor relación calidad-precio.
- Desglosar el importe del presupuesto aceptado entre Base imponible, IVA y, en su caso, suplidos.
Pudiera ocurrir:
Que no se reciba ningún presupuesto, el expediente pasa al estado “desierto provisional” con un plazo de expiración de un mes desde la publicación de la licitación.
Y en el “tablón de licitaciones finalizadas el plazo de presentación de ofertas” figurará en estado “desierta”:
siendo posible:
- Que antes de la expiración se disponga de un presupuesto válido por importe igual o inferior al licitado, en cuyo caso se pulsará en la opción “Adjudicación” y se cumplimentarán los datos del proveedor e importes, sin necesidad de volver a licitar.
- Que antes de la expiración, al no disponer de ningún presupuesto válido por debajo del importe licitado, se declare “desierta definitiva”, en cuyo caso se pulsará en la opción “Desierta” y retornará el importe retenido a la unidad de gasto. Si correspondiera, se podrá volver a licitar por un importe superior.
- Que no se haga nada en el plazo de un mes, es decir, que expire, en cuyo caso pasaría al estado “desierta definitiva” y retornará el importe retenido a la unidad de gasto. Si correspondiera, se pueda volver a licitar por un importe superior.
Si ningún presupuesto se ajustara a lo demandado deberá justificarlo, exponiendo las causas, pasando al estado “desierto provisional” del apartado anterior.
Si se recibieran presupuestos superiores al importe máximo de la licitación serán “visibles”, pero no podrán ser seleccionados, aunque fueran los únicos. En tal caso, siempre que se disponga de fondos para ello y no se dispusiera de ninguna oferta por debajo del importe máximo de licitación, habría que volver a una 2ª licitación por un importe máximo superior.
3º) Una vez aceptado el servicio, suministro u obra, se cumplimentará en UCOmpras la fecha de recepción de conformidad y se imprimirá el documento “Expediente de CM” donde constarán los textos que previamente han sido seleccionados:
- Es menor al año; no admite prórroga ni revisión de precios; no se ha incurrido en fraccionamiento del objeto del contrato, no es un gasto recurrente o se encuentra en fase de planificación de un contrato centralizado o acuerdo marco y se no superan los límites del art. 118.3 LCSP.
- El tipo de contrato, el órgano de contratación (responsable de la unidad de gasto), el objeto y descripción del contrato, la aplicación presupuestaria, la justificación de la necesidad, las fechas y horas en que estuvo publicada la licitación en el “tablón de licitaciones”, los presupuestos recibidos, el proveedor seleccionado, con la justificación de la selección de la oferta de mejor relación calidad-precio y el importe desglosado en Base Imponible, IVA y, en su caso, suplidos.
- y se firmará por el responsable de la unidad de gasto.
El proveedor deberá emitir la factura a la mayor brevedad posible, y siempre en el plazo de 15 días. En el caso de factura en papel, una vez conformada, debe entregarse en el registro administrativo en un plazo no superior a 5 días. En el caso de factura electrónica, una vez recibida en la unidad tramitadora, procederá a su rechazo o validación en un plazo de 5 días (FACTURA–E).
A.2.3 Gastos excluidos del procedimiento del contrato menor
Conforme al artículo 8 de la Instrucción 2/2019 de la gerencia y los artículos 6, 9, 11, 25 y 310, de la LCSP, quedan excluidos de lo establecido en el art. 118 de la citada Ley los gastos que se especifican, sin que su adjudicación deba efectuarse por licitación pública. (Anexo):
- Terrenos y bienes naturales, y arrendamientos de edificios y otras construcciones: quedan excluidos los contratos de compraventa, donación, permuta, arrendamiento y demás negocios jurídicos análogos sobre bienes inmuebles, valores negociables y propiedades incorporales, a no ser que recaigan sobre programas de ordenador y deban ser calificados como contratos de suministro o servicios, que tendrán siempre el carácter de contratos privados y se regirán por la legislación patrimonial.
- Tributos: Gastos destinados a la cobertura de tasas, contribuciones e impuestos, ya sean estatales, autonómicos o locales.
- Las relaciones jurídicas consistentes en la prestación de un servicio público cuya utilización por los usuarios requiera el abono de una tarifa, tasa o precio público de aplicación general. Se incluyen en este apartado las facturas correspondientes a gastos de préstamo interbibliotecario.
- Las entradas a museos, parques científicos y análogos gestionados por instituciones públicas.
- ITV de vehículos.
- Gastos de combustible y los desplazamientos en taxis y otros medios de locomoción, así como parking o peajes, no incluidos en bolsas de viajes o indemnizaciones por razón de servicio
- Comunicaciones postales y telegráficas de la empresa Correos. El resto de gastos de mensajería deberán seguir el procedimiento establecido para los contratos menores.
- Gastos de aduanas gestionados por empresas de transportes.
- Gastos Jurídicos-contenciosos.
- Gastos producidos por litigios, actuaciones o procedimientos en que sea parte la Universidad, incluidos costes judiciales, honorarios y minutas de letrados y procuradores.
- Multas y sanciones.
- Gastos por indemnizaciones, como consecuencia del funcionamiento de los servicios públicos, siempre que por su naturaleza no deban imputarse al concepto presupuestario correspondiente.
- Premios y pagos en especie.
- Cuotas de asociación.
- Gastos asociados a indemnizaciones por razón de servicio y bolsas de viaje, en todo su desarrollo, cuyas facturas hayan sido emitidas directamente al interesado.
- Actuaciones que tengan por objeto la creación e interpretación artística y literaria y los de espectáculos u otras actuaciones análogas.
- Los contratos de servicios que tengan por objeto servicios financieros con número de referencia CPV de 66100000-1 a 66720000-3 (servicios bancarios y de inversiones).
- Las prestaciones de servicios de las aseguradoras. Facturas o recibos de seguros, sean del importe o naturaleza que sean (vehículos, salud, responsabilidad civil, etc.).
- Retribuciones o percepciones de terceros por conferencias, cursos o seminarios: los contratos que tengan por objeto la prestación de actividades docentes en centros del sector público desarrolladas en forma de cursos de formación o perfeccionamiento del personal al servicio de la Administración, cuando se trate de seminarios, coloquios, conferencias, o cualquier otro tipo similar de actividad, siempre que dichas actividades sean realizadas por personas físicas.
- Publicaciones en revistas especializadas.
- Inscripciones a congresos, jornadas, seminarios y actividades análogas.
- Relaciones vinculadas a través de convenios, cuyo contenido no esté comprendido en el de los contratos regulados en la Ley 9/2017 o en normas administrativas especiales. Según el artículo 6 de la Ley, si las entidades intervinientes cumplen con las condiciones de no vocación de mercado, garantía de servicio público y cooperación para el interés público, quedan excluidas del ámbito de la ley de contratos en lo que concierne a la actividad y/o relaciones entre las partes firmantes, siempre y cuando esta esté circunscrita a las actividades, fines y principios recogidos en el citado convenio.
- Adquisición de libros científicos/fondos bibliográficos por tratarse de bienes de propiedad incorporal (derechos de propiedad intelectual o industrial).
- Contratación del acceso a base de datos y suscripción a publicaciones.
- Los gastos de atenciones protocolarias y representativas definidos en el artículo 30 del Texto Articulado del Presupuesto, que reunirán las condiciones y se acompañarán de la memoria explicativa recogida en dicho artículo.
- Los casos excepcionales en que, siendo la estimación del gasto superior a 3.000,00 € IVA excluido, el responsable de la unidad de gasto, asumiendo la responsabilidad derivada del contrato, motive en una memoria específica para cada caso firmada por él:
- La no procedencia de la petición de ofertas por no contribuir con dicho trámite al fomento del principio de competencia, o bien, se dificulte, impida o suponga un obstáculo para cubrir de forma inmediata las necesidades que en cada caso motiven el contrato menor.
- La ausencia de fraccionamiento del objeto del contrato, la no recurrencia y demás requisitos del contrato menor.
A.2.4) Régimen aplicable a los contratos subvencionados
Conforme al artículo 10 “Disposición Adicional” de la Instrucción 2/2019 de la Gerencia, en la contratación de suministros y servicios de carácter menor que estén subvencionados y destinados a actividades de investigación, transferencia del conocimiento e innovación, se estará en todo caso, a las normas que para la ejecución de dichas subvenciones se haya dictado por el órgano concedente.
B) CONTRATOS CENTRALIZADOS: ACUERDOS MARCOS Y COMPRAS CENTRALIZADAS
Las personas responsables de las Unidades de Gasto, deberán:
1. VISITAR LA PÁGINA WEB del Servicio de Contratación y Patrimonio (en adelante SCyP) para seleccionar productos y/o servicios incluidos en los Acuerdos Marco o Contrataciones Centralizadas:
https://www.uco.es/gestion/contratacion/contratos/acuerdos-marco
https://www.uco.es/gestion/contratacion/contratos/contratos-centralizados
En los apartados “Acuerdos Marco” ó “Contratos Centralizados”, tienen a su disposición todos los catálogos, precios, condiciones y contactos con las empresas adjudicatarias, así como herramientas de ayuda a la búsqueda de productos y/o servicios e información de descuentos ofertados, en su caso.
2. REALIZAR LOS PEDIDOS (contratos basados) con las empresas que hayan sido adjudicatarias de dichos contratos, una vez seleccionada la oferta entre los productos y/o servicios homologados o equivalentes.
2.1. Si el precio del producto y/o servicio homologado o “equivalente” es INFERIOR A 100€ IVA excluido, es opcional, aunque recomendable1 efectuar la solicitud del pedido en UCOmpras, antes o después de la fecha de factura.
2.2. Si el precio del producto y/o servicio homologado o “equivalente” es SUPERIOR O IGUAL A 100,00€ IVA excluido, se realizará obligatoriamente el pedido a través de la aplicación UCOmpras, seleccionando el “Acuerdo Marco o Compra Centralizada” que corresponda, el objeto del contrato con sus CPV y la empresa a la que se le ha aceptado el presupuesto.
Esta opción de UCOmpras solo permitirá las CPV y proveedores adjudicatarios de dichos contratos.
(1) Se recomienda su utilización por los siguientes motivos: Mejorará la gestión de su unidad de gasto; podrá obtener listados contables en formato Excel; no se decretan las facturas; control del disponible (sin que se devuelvan facturas por dicho motivo), referencias con SIGE, control del cumplimiento de los principios de la contratación menor y centralizada, etc.
C) PROCEDIMIENTO DEL “RESTO DE CONTRATOS”, GESTIONADOS POR EL SCyP:
1. Contratos de valor estimado SUPERIOR a los siguientes umbrales (IVA excl.):
1.1. Contratos NO VINCULADOS a proyectos de investigación:
Servicios > 15.000,00€
Suministros > 15.000,00€
Obras > 40.000,00€
1.2. Contratos VINCULADOS A PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN:
Servicios > 50.000,00€
Suministros > 50.000,00€
Obras > 40.000,00€
2. Contratos de valor estimado INFERIOR a los umbrales
PROVENIENTES DE AVISO EN UCOMPRAS (apartado 3.1.a. de la Instrucción 2/2019: si la estimación del gasto se encuentra entre los límites que a continuación se indican, la solicitud debe ser supervisada por el SCyP)
2.1. Contratos VINCULADOS A PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN:
Servicios > 15.000,00€ y < 50.000,00€
Suministros > 15.000,00€ y < 50.000,00€
Obras < 40.000,00€
3. PROCEDIMIENTO:
En ambos casos (1 y 2), para la apertura de expediente de contratación al SCyP, deberá CUMPLIMENTAR EL IMPRESO establecido al efecto:
https://www.uco.es/gestion/contratacion/images/doc/000.SOLICITUD_CONTRATOS_MODELO_2018_4.pdf
y ENVIAR POR SEDE ELECTRÓNICA la solicitud:
Requisitos generales de las facturas recibidas
De acuerdo con el Real Decreto 1619/2012 (enlace al texto consolidado del BOE), relativo a las obligaciones de facturación, a partir del 1 de enero de 2013 coexistirán dos tipos de facturas:
-
Factura completa u ordinaria
-
Factura simplificada, que sustituye a los tiques o documentos sustitutivos
1. Factura completa. Requisitos generales
-
Numeración correlativa y, en su caso, serie.
-
Fecha de expedición.
-
Identificación del expedidor, debiendo constar:
|
-
Identificación del destinatario. Las facturas emitidas a nombre de la Universidad de Córdoba, la identificación del destinatario es la siguiente:
|
-
Descripción de la operación y su contraprestación total:
|
2. Factura simplificada
-
Podrá emitirse factura simplificada:
-
El importe no exceda de 400€ (IVA incluido) o,
-
El importe no exceda de 3.000 € (IVA incluido) en las operaciones siguientes (supuestos en los que anteriormente se podían emitir tiques): ventas al por menor, transporte de personas y sus equipajes, servicios de restauración, utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento y estacionamiento de vehículos, servicios de tintorería y lavandería y utilización de autopistas de peaje).
-
-
Contenido mínimo de las facturas simplificadas:
-
Número y, en su caso, serie.
-
Fecha de expedición.
-
Número de identificación Fiscal, nombre y apellido, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
-
Identificación del tipo del bien entregado o servicio prestado.
-
Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión IVA incluido.
-
Cuando una factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del IVA, deberá especificar por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
-
Contraprestación total.
-
Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente: CIF del destinatario y domicilio y cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.
-
Requisitos específicos de algunos justificantes
Las facturas correspondientes a los conceptos relacionados a continuación deberán cumplir también los siguientes requisitos:
-
Material inventariable
El criterio para catalogar a una determinado material como inventariable se basa en la naturaleza del bien y/o en su adscripción a un bien principal de naturaleza inventariable.
En las facturas que cumplan la condición de bienes inventariables, deberá adjuntarse la Ficha de inventario.
En el portal del Servicio de Contratación y Patrimonio podrá encontrar información sobre el procedimiento de inventario. - Libros, revistas y material audiovisual
La factura que respalde la adquisición de material bibliográfico y material audiovisual (libros, revistas, cintas de sonido, cintas de video, CD-ROM, “láser disc” y cualquier otro soporte de información audiovisual que en el futuro se pueda desarrollar), deberá llevar el sello de la Biblioteca de la Facultad o Escuela de donde dependa orgánicamente el responsable de la Unidad de Gasto, así como la firma del bibliotecario responsable.
Aquellas Unidades de Gasto cuyos fondos bibliográficos y/o audiovisuales no se vayan a catalogar en la Biblioteca del Centro donde se encuentren ubicados por razones fundadas, o no exista Biblioteca en ese centro (p.e. Rectorado) deberán llevar el sello de la Biblioteca Central de la Universidad.
- Atenciones sociales y representativas
Cuando la adquisición de una mercancía o prestación de un servicio tenga origen en la relación de la Universidad con otras instituciones o personas en actos que podríamos denominar de “carácter social”, la factura que lo respalde deberá venir acompañada de una memoria explicativa original firmada por el responsable de la Unidad de Gasto, en lo que se justifique el motivo del gasto y las personas o cargos invitados u obsequiados (Anexo II Circular 2/2016). Dicha memoria no será necesaria cuando se haya efectuado el expediente del contrato menor en UCOmpras y consten en el mismo todos estos datos.
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La factura electrónica y en papel
Conforme a lo establecido en el Texto Articulado del Presupuesto de la Universidad de Córdoba para el ejercicio 2021 "El proveedor se verá obligado a facturar electrónicamente (salvo causa justificada autorizada por la Gerencia)" y depositarlas en el Punto General de Entradas de Facturas Electrónicas del Estado, de la Comunidad Autónoma o de la Entidad Local que actúa como registro administrativo de las mismas.
1. Datos a facilitar a los proveedores
Para que un proveedor pueda emitir una factura electrónica a la Universidad de Córdoba necesita saber:
- En que punto general de entrada de facturas electrónicas tiene que depositarla
- Los códigos identificativos que utiliza la Universidad de Córdoba
En este sentido la situación actual es:
- La Universidad de Córdoba está adherida a FACe, que es el punto general de entradas de facturas del Estado, por lo tanto, es en este registro electrónico/administrativo donde nuestros proveedores deben depositar las facturas que dirijan a la Universidad de Córdoba
- Los códigos de identificación se conocen como DIR3
- El código de la orgánica de gasto proporcionado en cada pedido por la Universidad en el órgano proponente.
- En el campo Descripción, en las facturas figurará individualizado cada concepto (concepto legible no codificado) y su precio unitario. También se añadirá el número de ID de UCOMPRAS o el número de expediente de contratación.
2. Tramitación interna de una factura electrónica
Automáticamente en función de la Unidad Tramitadora indicada en la solicitud de “U-Compras”, UNIVERSITAS XXI – ECONÓMICO generaría un Justificante del Gasto el cual quedaría a su vez asociado al Expediente generado en dicha solicitud de compras, ya que este habría sido informado al proveedor en la misma.
El responsable de la unidad orgánica del gasto o persona que el designe realizará una solicitud de compras en el aplicativo “U-Compras” de la misma manera a como la realizará hasta ahora. (El proveedor deberá emitir la factura a la mayor brevedad posible, y siempre en el plazo de 15 días). Esto tendría las siguientes implicaciones:
Se generaría automáticamente un Expediente en UNIVERSITAS XXI – ECONÓMICO, reservándose el crédito correspondiente al gasto estimado en U-Compras.
El gestor de la unidad tramitadora enviará al responsable de la unidad orgánica la factura para:
- Si todo es correcto, una vez firmado el OK a la conformidad, el sistema automáticamente dará como conformada la factura registrando automáticamente la fecha de conformidad.
- Si NO es correcto, una vez rellena la fecha de rechazo con la fecha en que se produce el mismo., el sistema automáticamente dará como rechazada la factura registrando automáticamente la fecha de rechazo.
Así mismo, incluirá todos los documentos necesarios para la correcta tramitación de la factura.
Todo ello en un plazo no superior a 5 días.
Una vez conformado el justificante del gasto, la Sección de Contabilidad lo recuperará con el fin de realizar los ajustes y completar la información necesaria para proseguir con su tramitación (descuentos, datos fiscales, etc.) y procederá a contabilizarlo y enviarlo al pago por la Sección Tesorería.
3. Sobre el registro administrativo de facturas en papel cuyo importe sea igual o inferior a 100 €
Recordar que esta norma sólo afecta a la deuda comercial, por lo tanto, sólo son las facturas emitidas por proveedores las que deben registrarse administrativamente, quedando exceptuadas otro tipo de obligaciones de pago como son las dietas, pagos a terceros, pagos a becarios, etc.
Como se ha establecido la excepcionalidad de este procedimiento, hasta nueva instrucción de la Gerencia se estará para su tramitación a lo establecido en la Instrucción 1/2020 y 3/2020 de la Gerencia de la Universidad de Córdoba al objeto de no perturbar en exceso el funcionamiento ordinario.
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Indemnizaciones por razón del servicio (Dietas)
La prestación de servicios a la Universidad de Córdoba dará derecho al resarcimiento de los gastos que se ocasionen por razón del servicio, en las circunstancias, condiciones y límites contenidos en el Reglamento recogido en el presupuesto anual de la Universidad de Córdoba (Anexo 3.6 del Presupuesto de la Universidad de Córdoba)
BREVE DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
-
Tramitar por el interesado la autorización de la Comisión de Servicios. Deberá venir:
-
Cumplimentada en los impresos normalizados.
-
Firmada por el cargo unipersonal que corresponda en función del tipo de personal y desplazamiento.
-
-
Una vez realizado el viaje, se remitirá la declaración y liquidación de gastos, con el VºBº de la realización del viaje por la misma persona que autorizó el mismo, al Área Financiera y Presupuestaria.
-
Una vez comprobada la documentación, si es correcta, se procederá a su pago, siempre que exista disponible en la Unidad de Gasto correspondiente, o justificación.
CLASES DE INDEMNIZACIONES
Dietas: Es la cantidad que se devenga diariamente para satisfacer los gastos que origina la estancia fuera de la residencia oficial. Las dietas son la suma de dos tipos de gastos:
- Gastos de manutención: correspondientes a la comida y la cena.
* Cálculo de las dietas por manutención y alojamiento.
Gastos de viaje: es la cantidad que se abona por la utilización de cualquier medio de transporte por razón del servicio.
La cuantía de las indemnizaciones por gastos de desplazamiento utilizando vehículo particular es 0,26 € por Kilómetro recorrido
Tipos de desplazamiento: Se indemnizará por el importe del billete o pasaje utilizado, dentro de las tarifas correspondientes a las clases que se señalan a continuación:
|
|
Indemnización de residencia eventual: Es la cantidad que se devenga diariamente para satisfacer los gastos que origina la estancia fuera de la residencia oficial en los casos previstos en el Reglamento.
AMBITO DE APLICACION
El Reglamento será de aplicación al personal de la Universidad de Córdoba.
Se percibirán las dietas a cuyo devengo se tenga derecho, de acuerdo con los grupos y cuantías que se establecen en los Anexos I, II y III recogidos en el mismo.
ANEXO I: Clasificación del Personal
Grupo 1:
Rector, Vicerrectores, Secretario General, Gerente, Decanos de Facultades, Directores de Escuelas Técnicas, Directores de Departamento, Directores de Institutos Universitarios y asimilados a cualquiera de los anteriores.
Grupo 2:
Personal no incluido en el grupo 1.
ANEXO II: Dietas en territorio nacional (Resolución de 2 de diciembre de 2005)
| Dietas en territorio nacional | Grupo 1 | Grupo 2 |
|---|---|---|
|
Alojamiento |
102,56 |
65,97 |
|
Manutención |
53,34 |
37,40 |
|
Dieta entera |
155,90 |
103,37 |
|
1/2 Manutención |
26,67 |
18,70 |
En los desplazamientos a Madrid y Barcelona (ciudad), el personal clasificado en el grupo 2 percibirá las cuantías establecidas en el cuadro anterior para el grupo 1.
ANEXO III: Dietas en territorio extranjero
Se aplicarán los importes aprobados en el Real Decreto 462/2002 de 24 de mayo, equiparándose a la clasificación establecida por la Universidad de Córdoba en su Anexo I. (ver Anexo III del Reglamento)
AUTORIZACION
A los efectos contemplados en este Reglamento, con carácter previo a la realización de los cometidos a desarrollar fuera del lugar de trabajo, se deberá tramitar por el interesado la autorización de la comisión de servicio siempre que sea posible.
La autorización del desplazamiento y la liquidación económica se cumplimentarán en los impresos normalizados al efecto.
Personal Docente
| ¿Quién autoriza? | ¿A quién? | ¿Cuándo? |
|
Rector/a
|
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|
|
Decano/a o Director/a de Centro |
|
|
|
Director/a de Departamento |
|
|
(1) A excepción de:
Vicerrectores, Secretario General y Gerente, que bastará con que informen previamente al Rector.
Presidente del Consejo Social.
Miembros del Consejo Social, que serán autorizados por el Presidente del Consejo Social
Personal de Administración y Servicios
| ¿Quién autoriza? | ¿A quién? | ¿Cuándo? |
|
Gerente |
|
|
|
Rector |
|
|
(2) En el caso del Personal de Administración y Servicios destinado en Centros, Departamentos e Institutos, si se trata de actividades propias de la correspondiente unidad y ésta fuera a sufragar los gastos, deberá haber propuesta expresa previa de su responsable. Los directores de proyectos de investigación no podrán efectuar por sí mismos propuestas que afecten a este personal, sino que deberá hacerlas el Director del Departamento, debiendo indicarse la unidad de gasto a que estas se hayan de cargar.
Personal con cargo a Convenios, Contratos y Proyectos
| ¿Quién autoriza? | ¿A quién? | ¿Cuándo? |
|
Responsables de Unidades de Gasto (3) |
Personal bajo su dependencia funcional |
|
(3) Serán indemnizables los desplazamientos que el Director o Responsable de su ejecución considere necesarios para el desarrollo de los convenios, contratos y proyectos, siempre que estos gastos se lleven a cabo con cargo a las dotaciones presupuestarias autorizadas para los mismos.
Becarios
|
Tipo de Becario |
Tipo de Desplazamiento |
Autorización |
Tramitación Impreso |
| Con nombramiento de la Universidad de Cordoba (Bibliotecas, Informática, adscrito a Dptos., a Grupos de Investigación, a Proyectos…). |
Viajes de duración inferior a 7 días en territorio nacional |
Responsable/Director del Proyecto , Grupo, Servicio, etc. |
Área Económico-Financiera |
|
Viajes de duración superior o igual a 7 días en territorio nacional |
Rector |
Área de Recursos Humanos |
|
|
Viajes de cualquier duración en territorio extranjero |
|||
|
Con nombramiento de otra Institución (Junta de Andalucía, MEC…) |
Cualquier tipo de viaje |
Director de la Beca y Responsable Unidad de Gasto |
Área Económico-Financiera |
JUSTIFICACIÓN
Según el artículo 13 del Reglamento sobre indemnización por razón del servicio:
- Dentro de los 15 días naturales siguientes a la finalización de la comisión de servicios, el comisionado está obligado a presentar la documentación justificativa de las cantidades recibidas como adelanto o anticipo del viaje, ante la Administración /Servicio correspondiente, cumplimentándose el modelo del “Impreso de declaración de Comisión de Servicio”.
-
Autorización, si fuese necesaria.
-
Itinerario realizado, indicando hora y día de salida y hora y día de llegada.
-
“Impreso de declaración de Comisión de Servicio” debidamente cumplimentado y firmado por el interesado, acompañado de todos los justificantes originales.
-
Firma o autorización a través de correo electrónico de la persona con competencia o de su suplente en los casos de vacante, ausencia o enfermedad que, a los efectos del expediente, supondrá la aprobación de los gastos.
-
En los casos de asistencia a cursos, deberá aportarse certificación acreditativa de ésta.
-
En los casos de asistencia a órganos colegiados de la Universidad de Córdoba, se deberá aportar certificado del mismo, pudiéndose sustituir por la Orden de convocatoria.
-
En los supuestos de asistencia en representación de los órganos de la Universidad, se aportará el Orden del día o de la convocatoria.
-
En los supuestos de asistencia a congresos, se aportará certificado de asistencia o algún documento que acredite la asistencia.
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En los casos de asistencia a otro tipo de reuniones, se aportará certificado de asistencia o algún documento que acredite la asistencia a la misma.
-
Cuando la factura por alojamiento supere los límites establecidos en el Anexo II y esté debidamente autorizado de acuerdo con lo establecido en este reglamento, o corresponda a hoteles no concertados por la Universidad de Córdoba, se deberá adjuntar la motivación de estas circunstancias.
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En el caso de liquidación de gastos anticipados que resulten con saldo a favor de la Universidad, el Comisionado deberá en el mismo plazo de 15 días aportar el justificante del ingreso en la cuenta que se le indique por parte de la Administración/Servicio que tramita la liquidación.
Excepcionalmente, cuando no se disponga de los citados documentos acreditativos de la asistencia, los mismos podrán sustituirse por una declaración jurada del interesado, conformado o con el visto bueno del responsable de la Unidad de Gastos competente
OTROS
ANEXO V
IMPORTE ASISTENCIAS A TRIBUNALES DE OPOSICION O CONCURSO
ANEXO V.1.- Comisiones para la resolución de concursos de acceso a Cuerpos Docentes Universitarios
| Importe ASISTENCIAS a COMISIONES de ACCESO a Cuerpos Docentes Universitarios | ||
| Categoría | Presidente y Secretario | Vocales |
|
Primera |
57,77 |
54,16 |
| CATEGORIA COMISIÓN | Grupo Cuerpos Docentes Universitarios |
|
Primera |
A |
ANEXO V.2.- Tribunales Plazas no docentes
| Importe ASISTENCIAS a TRIBUNALES de Cuerpos NO Docentes | ||
| Categoría | Presidente y Secretario | Vocales |
|
Primera |
57,77 |
54,16 |
|
Segunda |
54,16 |
50,55 |
|
Tercera |
50,55 |
46,95 |
|
Cuarta |
46,95 |
43,33 |
|
Quinta |
43,33 |
39,71 |
| CATEGORIA DE LOS TRIBUNALES | ||
| Categoría Tribunal | Plazas Grupo FUNCIONARIO | Plazas Grupo LABORAL |
|
Primera |
A1 |
1 |
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Segunda |
A2 |
2 |
|
Tercera |
B |
3 |
|
Cuarta |
C1 |
4 |
|
Quinta |
C2 |
5 |
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)Tramitación de facturas en firme (Pago desde los Servicios Centralizados )
Este procedimiento se está adaptando a las modificaciones del Texto Articulado del Presupuesto y Circulares de la Gerencia.
Solicitud de pago fuera del territorio nacional
Entendemos por pagos realizados fuera del territorio nacional todos aquellos que hayan de efectuarse mediante transferencias a realizar a cuentas bancarias fuera de España o bien por cheques bancarios a cobrar fuera de España, ya sean estos pagos efectuados en euros o en cualquier otra moneda.
Se solicitará cumplimentando la solicitud de pago de compras en el extranjero del modelo-impreso: 
PROCEDIMIENTO:
Dichas solicitudes pueden tramitarse:
1. PAGO FUERA DEL TERRITORIO NACIONAL CON FACTURA
Tanto si nos encontramos con un contrato menor u otro tipo de contrato derivado de un expediente de contratación (contrato mayor) deberá haberse seguido el procedimiento descrito anteriormente en función de su cuantía y naturaleza.
En el caso de facturas en papel, según los supuestos indicados en el Texto Articulado del Presupuesto de la Universidad de Córdoba se estará a lo dispuesto en la circulares de la Gerencia 1/2020 y 3/2020 https://www.uco.es/gerencia/
En el caso de facturación electrónica se estará a lo dispuesto en la web de la factura electrónica de la Universidad de Córdoba https://www.uco.es/facturae/informacion-universidad/procedimiento-interno
En ambos casos se tendrá en cuenta para su tramitación a la normativa de UCOMPRAS https://www.uco.es/gestion/gestioneconomica/ucompras-uco.
En las compras intracomunitarias, se añadirá el importe del IVA a liquidar en la Hacienda Española.
A continuación, el responsable de la unidad orgánica solicitará el pago al extranjero, adjuntando, en papel o través de UNIVERSITAS XXI Económico la siguiente documentación:
1) La factura correspondiente que deberá contener obligatoriamente:
• Número de factura.
• Datos del vendedor y del cliente: nombre o razón social y dirección.
• Descripción de los bienes y/o servicios.
• Importe.
Para considerar una operación intracomunitaria es que hay que tener un NIF-IVA intracomunitario, de este modo, nos emitirá una factura intracomunitaria sin IVA. Por lo tanto, para ello, es imprescindible indicarle al proveedor que debe consignar el VAT de la Universidad de Córdoba ESQ1418001B en la factura.
2) El documento del "expediente de contrato menor UCOmpras", que indicará el modo de pago elegido, que usualmente será mediante transferencia bancaria.
NO Comunitario (IMPORTACIONES), dado que UCOmpras solo permite importes en euros, se debe realizar la estimación calculando el importe en euros, según el cambio actual, incrementado en un 20%, a modo de porcentaje de reserva para prever la oscilación del cambio (el contravalor exacto de las monedas lo facilita el banco al efectuar el pago).
3) El "Modelo solicitud pago importación/operación intracomunitaria" debidamente cumplimentado.
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A continuación, se solicita a la entidad financiera la realización de transferencia y, excepcionalmente la emisión de cheque, procediéndose a los reajustes necesarios ocasionados por el tipo de cambio aplicado en la unidad orgánica.
De modo simultáneo se remite al responsable de la Unidad de Gasto el resguardo de la transferencia, o el cheque (ya que la Unidad de Gasto se encargará de enviarlo al proveedor).
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A modo de aclaración se indican las consecuencias del BREXIT en el IVA a partir del 1 de enero de 2021: Entregas de bienes “La salida de Reino Unido de la Unión Europea una vez finalizado el período transitorio (1 de enero de 2021) supone, entre otras cuestiones, que los flujos de mercancías entre España y Reino Unido dejarán de tener la consideración de operaciones intracomunitarias para pasar a estar sujetos a formalidades aduaneras. Esto implica, en el caso de la entrada de mercancías en el territorio de aplicación del IVA español (Península y Baleares) procedentes de Reino Unido, la liquidación del IVA en el momento de la importación por la Aduana, salvo que la empresa opte por el pago del IVA diferido…” Los intercambios de mercancías con Irlanda del Norte tendrán el mismo tratamiento que los efectuados con un Estado miembro de acuerdo con el protocolo Irlanda-Irlanda del Norte. Este tratamiento no se extiende a los servicios. Movimientos de mercancías desde el Reino Unido a los 27 Estados miembros en el momento de la retirada: Para evitar una doble tributación, las mercancías cuyo transporte desde Reino Unido a uno de los 27 Estados miembros se inicie antes del 1 de enero de 2021 y lleguen a su destino con posterioridad a dicha fecha, deberán presentarse ante la aduana pero no tributarán como importación sino como adquisición intracomunitaria Prestaciones de servicios Se aplicarán las reglas de localización previstas en los artículos 69 y 70 LIVA, teniendo en cuenta que el Reino Unido deja de pertenecer a la Unión Europea y en particular, la regla de uso efectivo recogida en el artículo 70.Dos LIVA, de tal forma que estarán sujetos al IVA español los servicios enumerados en dicho artículo cuando se localicen en Reino Unido pero su utilización o explotación efectiva se realice en el territorio de aplicación del IVA español. Para determinar dónde se localiza un servicio prestado a un cliente establecido en el Reino Unido o recibido de empresarios de dicho País se encuentra disponible la herramienta de ayuda “Localizador de prestaciones de servicios”: |
2. PAGO FUERA DEL TERRITORIO NACIONAL SIN FACTURA
Serían los casos de inscripciones a congresos extranjeros u otros supuestos recogidos en el artículo 8 de la Instrucción 2/2019 que no se consideran contratos menores y, por tanto, no es de aplicación el procedimiento de licitación exigible para los mismos, y además, no es posible obtener la factura previa a su pago. Cuando se dan ambas circunstancias la petición queda en estado “pendiente de justificación”.
A medida que se reciben los justificantes de los responsables, se dan por justificadas las peticiones pendientes.
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Relaciones Internas entre Unidades de Gasto (Compensaciones, anticipos, repartos y formalizaciones)
RELACIONES INTERNAS ENTRE UNIDADADES DE GASTO (articulo 31 texto articulado presupuesto)
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Las Relaciones Internas son cargos y abonos entre unidades orgánicas de la propia Universidad sin la consideración formal de modificación presupuestaria. Se varían los saldos presupuestarios entre unidades de gasto, sin que haya movimiento físico de dinero, no afectando a la Tesorería de la Universidad.
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Tipos de Relaciones Internas:
Relaciones Internas por Prestación de Servicios o Compensaciones por notas de cargo
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IMPRESOS |
Formato Excel |
Formato PDF |
|---|---|---|
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Nota de Cargo |
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Remisión de Notas de Cargo |
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Compensaciones Internas Servicio Alojamiento |
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Compensaciones Internas Curos Organizados UCO |
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Se utilizarán cuando una unidad de gasto preste un servicio a otra, para regular las compensaciones económicas que proceden por las relaciones con contenido económico que se establecen entre dichas unidades. Su importe se determinará mediante la aplicación de una Tarifa Interna establecida por la propia Universidad, que estará incluida en el Anexo del Presupuesto de cada ejercicio.
En el caso de que la Tarifa Interna a aplicar no esté incluida en el Anexo correspondiente, la unidad proponente deberá remitir a la Gerencia propuesta de Tarifas Internas junto con una memoria justificativa, que se trasladará a la Comisión de Asuntos Económicos para su aprobación provisional, hasta su inclusión en el Presupuesto del próximo ejercicio, por el Consejo de Gobierno.
Tienen esta consideración, entre otros:
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Los servicios prestados por el Servicio de Alojamiento, Biblioteca Universitaria, SCAI, SAEX, Servicio de Identificación Vegetal, Centro de Medicina Deportiva Equina, Centro de Atención Temprana, Aula Virtual, Invernaderos e Umbráculo, Campus de Rabanales.
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Las compensaciones con motivo del uso de locales e instalaciones de la Universidad para actividades extra académicas
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Los cargos por inscripción en estudios propios de la Universidad de Córdoba -cursos, jornadas, seminarios, congresos y similares -, de su propio personal docente e investigador y de administración y servicios, siempre que se cumpla con lo establecido en el artículo 17.4 del Texto Articulado.
b.Relaciones Internas por Cesión Temporal de crédito o anticipo entre unidades de gasto
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IMPRESOS |
Formato Excel |
Formato PDF |
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Cesión Temporal de crédito |
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Se utilizarán, incluso entre partidas correspondientes a vinculantes distintos, para anticipar la realización de gastos en proyectos o actividades que aún no han recibido el ingreso correspondiente de la entidad financiadora. Para ello se deberá remitir documentación acreditativa de la financiación de la actividad.
Una vez recibido el ingreso correspondiente, los créditos deberán revertir a la partida cedente, dado que estas relaciones deben responder siempre a situaciones de cesión temporal por necesidad transitoria de financiación y consecuente devolución.
c. Relaciones Internas por financiación de Actividades.
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IMPRESOS |
Formato Excel |
Formato PDF |
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Reparto de crédito |
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Se utilizarán para efectuar los repartos de crédito que aprueban los distintos Vicerrectorados con destino a centros, departamentos, másteres, grupos o cualquier otra unidad, en aplicación de los Programas Propios o actuaciones aprobadas por el Consejo de Gobierno o para completar la financiación de sus actividades.
Para ello la unidad de gasto de origen y la de destino tienen que tener la misma aplicación presupuestaria (programa de gasto y subconcepto). En caso contrario, procedería la apertura de una nueva unidad de gasto para gestionar la actividad aprobada.
d. Relaciones Internas de Rectificación de Gasto o transferencia en formalización interna
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IMPRESOS |
Formato Excel |
Formato PDF |
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Rectificación gastos |
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Se utilizarán excepcionalmente para corregir errores materiales en la contabilización presupuestaria de gastos correspondientes al ejercicio que no admitan otro tipo de rectificación contable, como:
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Regularización de gastos no elegibles
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Regularización de facturas contabilizadas erróneamente en una unidad de gasto, siendo necesario su justificación
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Gasto compartido: Contabilización de un gasto que requiera la imputación a más de una unidad de gasto y no sea posible la imputación directa.
Por lo tanto, no podrán formalizarse gastos correspondientes a facturas o documentos de ejercicios cerrados, cualquier excepción al respecto deberá contar con la autorización de la gerencia.
No será posible formalizar gastos cargados en unidades de gasto con el único fin de gestionar el pago a través de la cuenta SIEC asignada a una unidad de gasto. Para el trámite urgente de facturas existen otras alternativas como el cheque a justificar (art. 26.2 Texto articulado) o el procedimiento de atención directa (punto quinto Instrucción 1/2015 de la Gerencia)
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Procedimiento de sellado de facturas de fondos bibliográficos
El procedimiento de sellado de facturas de fondos bibliográficos de Departamentos, etc. será el siguiente:
- El Departamento / Unidad, etc. debe llevar los libros a Biblioteca junto con la factura (que se remite en pdf a quien designe cada Biblioteca).
- La Biblioteca realiza el proceso técnico, devuelve los libros y también el Informe de Conformidad cumplimentado en pdf a quien proceda en el Departamento (modelo de Informe de Conformidad para el sellado).
- Cuando desde el Departamento tramiten la factura, sólo tienen que añadir en UXXI-EC como documentación adjunta el Informe de Conformidad.
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