Contratación y Patrimonio

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La solicitud de presupuesto de los servicios de viajes se realizará de forma automática una vez que haya cumplimentado el siguiente formulario:

Acceso al formulario

Para acceder al formulario es necesario autenticarse como usuario activo de la Universidad.

IMPORTANTE: transcurridas 24h desde la remisión de este formulario, podrá seleccionar el presupuesto más ventajoso de todos los que haya recibido.

¿Qué puedo comprar?

El objetivo general del presente contrato es el de ejecutar unos servicios de gestión de viajes modernos y eficientes, que permitan conjugar sostenibilidad, agilidad y seguridad, respetando e integrando los principios medioambientales, sociales, de prevención de riesgos laborales y éticos. La prioridad de los servicios será garantizar que la ejecución se desarrolla de acuerdo a la legalidad vigente, en el marco de la Política Ambiental de la institución.

El servicio de agencia de viajes deberá prestarse al personal propio de la UCO, así como al de otras universidades, centros académicos o de investigación, tanto nacionales como extranjeros en los siguientes términos:

• Comisiones de Servicios del personal propio de la UCO, que se desplaza a otras localidades del territorio nacional y al extranjero.
• Comisiones de Servicio del personal de otras Universidades u organismo oficiales docentes o de investigación, que se desplazan a la UCO desde su localidad de origen, ya sea en territorio nacional como extranjero.

Alcance del Servicio:

A. Servicios INCLUIDOS. Forman parte de los servicios contratados, los siguientes:

• Gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los documentos de TRANSPORTE aéreo, terrestre y marítimo, incluyendo ferry y helicóptero, en su caso.
• Gestión de la reserva, emisión, modificación, anulación y entrega de los documentos de ALOJAMIENTO.
• Gestión del ALQUILER de VEHÍCULOS sin conductor.
• Gestión para la obtención de VISADOS INTERNACIONALES, cuando sean necesarios para el viaje.
• Gestión de las solicitudes de VIAJES DE GRUPO*.

* Los servicios destinados a asistentes a congresos y eventos que se celebren en esta Universidad, organizados por personal de la UCO, se considerarán siempre como Viajes de Grupo, según lo establecido en el apartado 3.2.E del presente Pliego.

B. Servicios EXCLUIDOS. No forman parte de los servicios contratados expresamente los siguientes:

• Organización de eventos o congresos, así como servicios de apoyo para el desarrollo de los mismos, en particular, los de restauración o los de personal auxiliar de recepción o atención a asistentes.
• Desplazamientos de alumnado para la realización de prácticas o actividades análogas.

Empresas Adheridas

Consulta las empresas adjudicatarias de este acuerdo marco en el buscador del catálogo.

	Viajes TRAVELNEED, S.L.U.	Integración Agencias de Viaje, S.A. (IAG7)	Viajes MERCURIO, S.A.	Sanander Viajes, S.L.
	C/ Rafael de la Hoz Arderius, 4 - 14006 (Córdoba)	C/ Córdoba, 17 (Málaga)	C. Lope Gisbert, 4, 30800 Lorca (Murcia)	Paseo de Pereda 5, 1º 39004 Santander
	Atención al cliente: 957 752 530	Atención al cliente: 952 060 515	Atención al cliente: 968 468 966	Atención al Cliente: 607 779 883
	Emergencias en viaje (desde España) 608 208 319 (desde extranjero) +34 608 208 319	Emergencias en viaje (desde España) 616 776 271 (desde extranjero) +34 616 776 271 Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.	Emergencias en viaje (desde España) 621 142 579 (desde extranjero) +34  621 142 579	Emergencias en viaje (desde España)  639 274 611 658 973 322 (desde extranjero) +34 639 274 611 +34 658 973 322
	Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.	Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.	Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.	Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
	Lunes a viernes: de 8:30h a 19:00h.	Lunes a viernes: de 9:00h a 19:00h.	Lunes a viernes: de 9:00h a 20:00h. Sábados: de 09:00h a 14:00h	Lunes a viernes: de 08:00h a 15:00h

Cond. del Servicio

 EXTRACTO DE LAS CONDICIONES Y PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO EN VIAJES OFICIALES 

SISTEMA DE QUEJAS Y SUGERENCIAS:

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 Para la recogida de quejas y sugerencias por parte de los viajeros o de las unidades tramitadoras, se indicará siempre el nº de UCOmpras. Este sistema permite recibir y registrar las quejas y sugerencias, indicando la criticidad de la misma con una gradación similar a:
- Aislada: afecta a un único usuario en un servicio con el que se ha tenido una incidencia.
- Grave: afecta a varios usuarios en un mismo tipo de servicio.
- Muy grave: afecta a muchos usuarios en varios tipos de servicios.
- Crítica: impide la tramitación de algún tipo de servicio, o la Unidad Tramitadora considera un incumplimiento sistemático del contrato por parte de la empresa.

IMPORTANTE:

Para poder garantizar que los presupuestos presentados por las Agencias de Viaje adjudicatarias no varían, es muy importante anticipar lo máximo posible la solicitud de presupuestos frente a la fecha de realización del viaje.

Por tanto, recomendamos encarecidamente que se realice la solicitud de presupuestos con, al menos, un mes de antelación a la fecha prevista de viaje. Aun así, esto no determina la no variación de precios de los presupuestos presentados.

CONDICIONES GENERALES DE EJECUCIÓN:

Los títulos de transporte y de hotel serán entregados preferentemente, por medios electrónicos directamente al viajero y al gestor del viaje, salvo en los casos que no sea posible, que se entregará en los lugares acordados entre los usuarios y la Agencia, con al menos dos días de antelación. Todo lo anterior, siempre que la Agencia reciba con tiempo suficiente el impreso normalizado de solicitud del servicio.

En la documentación a entregar al viajero, además de los bonos o reservas de alojamiento y títulos de transporte, deberá entregarse un resumen con los datos fundamentales del viaje: horarios, vuelos, direcciones, teléfonos de los lugares para resolver las incidencias que puedan surgir, así como seguro de viaje en el que se especifique los riesgos que cubren, importes de cobertura e indemnización y la forma de dar los partes correspondientes.

PRECIOS Y DESCUENTOS POR SERVICIO:

Los precios unitarios por servicio (IVA excluido) ofertados por todas las empresas adjudicatarias del acuerdo marco son los siguientes:

Dietas

Dietas en territorio nacional

Consulte aquí con detalle los importes para dietas en territorio nacional.

Se considera como grupo 1, a efectos del cobro de las tarifas de alojamiento, a todo el personal al que afecta este Reglamento.

Dietas en territorio internacional

Consulte aquí los importes para dietas en territorio internacional.

FAQs

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué SERVICIOS debo solicitar a través de este SDA de Agencias de Viaje?

Los servicios incluidos son los siguientes:
- TRANSPORTE (aéreo, terrestre y marítimo, incluyendo ferry y helicóptero, en su caso)
- ALOJAMIENTO
- ALQUILER de VEHÍCULOS sin conductor.
- VISADOS INTERNACIONALES (cuando sean necesarios para el viaje)
- VIAJES DE GRUPO
No se incluyen, los siguientes:
- EVENTOS o CONGRESOS
- DESPLAZAMIENTOS DE ALUMNADO para la realización de PRÁCTICAS (o análogas)

¿Puedo solicitar presupuesto para organizar un CONGRESO en la UCO a las empresas adheridas al SDA?

Estos servicios quedan expresamente excluidos de este SDA (como servicio exclusivo de este SDA), pero hasta que no haya una contratación centralizada específica para congresos, sí se puede, de forma voluntaria, solicitar presupuesto a las empresas de este SDA, aunque se tramitará como Contrato Menor en UCOmpras.

¿Es obligatorio utilizar el FORMULARIO WEB para pedir oferta a las empresas del SDA?

Todas las peticiones de servicios objeto del SDA (a excepción de billetes de tren) se realizarán obligatoriamente a través del formulario web establecido al efecto, disponible en la siguiente dirección:
https://www.uco.es/gestion/contratacion/agencias-de-viajes#formulario
Exclusivamente para billetes de tren, se puede pedir presupuesto a la empresa del SDA que se prefiera, sin necesidad de utilizar el formulario, grabando posteriormente el pedido en la aplicación UCOmpras.

¿En qué PLAZOS tienen que responder las empresas a la solicitud de presupuestos?

Los presupuestos solicitados a través del formulario web, serán respondidos en un plazo máximo de 24 horas (siempre que sean días hábiles).

¿Qué hago si las ofertas de ALOJAMIENTO recibidas superan los importes de las dietas aprobadas en el presupuesto anual?

En ese caso, siempre que todas las ofertas recibidas superen los importes máximos establecidos para las dietas de alojamiento (según Reglamento actualizado sobre Indemnizaciones por Razón del Servicio), la Unidad Tramitadora podrá establecer que la obligatoriedad del uso del SDA quedará sin efecto únicamente para este apartado, siempre que el viajero obtenga por otros medios un precio por el mismo alojamiento que no pueda ser mejorado o igualado por la empresa adjudicataria.
Este extremo deberá quedar reflejado en una Memoria Justificativa al efecto, que será obligatoria para poder autorizarse el viaje y que incluirá la documentación justificativa de la inexistencia de ofertas dentro de los importes establecidos.

¿Qué hago si no se reciben ofertas tras la petición de presupuestos por el formulario web?

En ese caso, siempre que no se haya recibido ninguna oferta de ninguna de las empresas adheridas al SDA, o se reciban después de las 24 horas obligatorias, se podrá acudir fuera del SDA para contratar los servicios necesarios.
Este extremo deberá quedar acreditado en una Memoria Justificativa al efecto, que será obligatoria para poder autorizarse el viaje y que incluirá la documentación justificativa de la inexistencia de ofertas dentro de los plazos establecidos.

Una vez recibidos los presupuestos, ¿cómo seleccionar el de “mejor relación calidad-precio”?

Si tras la solicitud se han recibido dos o más presupuestos, la selección deberá realizarse según los siguientes criterios:
- Funcionamiento del servicio (horario de disponibilidad de la agencia de viajes, teléfono de servicio 24 horas, características y coberturas mínimas de los seguros de viaje, medios de información al usuario)
- Opciones a los servicios (ofrecimiento de servicios low-cost, coberturas de cancelación)
- Otras circunstancias que mejoren la adecuación del viaje a las necesidades de la UCO (cercanía del alojamiento al lugar de reunión, horarios que permitan menor estrés o menor riesgo de pérdida de enlaces, …)

¿Qué coberturas de viaje ofrece cada empresa adherida?

Las coberturas que operan siempre en cada empresa, están indicadas en el extracto de condiciones publicado en el siguiente enlace:
https://www.uco.es/gestion/contratacion/central-de-compras/catalogo/38-contratacion/345-acm-agencias-de-viajes-nuevo#condiciones-del-servicio